Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Vektoria-palvelussa (jäljempänä "Palvelu") käsitellään henkilötietoja. Palvelun käyttäjätilien ja kirjautumistietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Vektoria (jäljempänä "Palveluntarjoaja"). Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä sähköpostitse: info@vektoria.fi.
Henkilötietoja käsitellään Palvelussa kahdessa eri roolissa.
Palveluntarjoaja toimii rekisterinpitäjänä niiden tietojen osalta, jotka liittyvät käyttäjätilien hallintaan ja Palvelun käyttöön (esimerkiksi käyttäjän yhteystiedot ja kirjautumistiedot).
Käyttäjän Palveluun lataama projektiaineisto (kuten piirustukset ja PDF-tiedostot) voi sisältää henkilötietoja. Näiden tietojen osalta käyttäjä (asiakas) on rekisterinpitäjä ja Palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä käyttäjän lukuun. Käsittelijän roolissa Palveluntarjoaja: käsittelee aineistoa vain käyttäjän ohjeiden mukaisesti; sitoutuu salassapitoon; käyttää alihankkijoita vain vastaavin tietosuojaehdoin; avustaa käyttäjää rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa ja tietoturvavelvoitteissa; sekä palauttaa tai poistaa aineiston toimeksiannon päättyessä käyttäjän ohjeiden mukaisesti. Käsittelystä voidaan tehdä erillinen tietojenkäsittelysopimus (DPA).
Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:
Käyttäjätilin perustamiseksi ja Palvelun käyttämiseksi tarvittavien tietojen (kuten nimi tai käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite) antaminen on edellytys käyttäjätilin luomiselle ja Palvelun käytölle. Jos näitä tietoja ei anneta, käyttäjätiliä ei voida luoda eikä Palvelua käyttää.
Palvelu tuottaa automaattisesti CAD- ja PDF-piirustusten symbolitunnistuksia ja määrälaskelmia. Nämä ovat apuväline, eivätkä ne muodosta tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettua pelkkään automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöstä, jolla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai joka muutoin vaikuttaisi häneen merkittävästi. Käyttäjä tarkistaa tulokset ja päättää niiden käytöstä. Rekisteröityjä ei profiloida markkinointi- tai muihin vastaaviin tarkoituksiin.
Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta sivullisille markkinointitarkoituksiin. Palvelun toteuttamiseksi käytetään huolellisesti valittuja ulkopuolisia palveluntoimittajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Palveluntarjoajan lukuun. Näitä ovat seuraavat alihankkijakategoriat:
Täydellinen ja ajantasainen luettelo käytetyistä alihankkijoista toimitetaan pyynnöstä osoitteesta info@vektoria.fi, ja se voidaan liittää osaksi tietojenkäsittelysopimusta (DPA).
Kaikki edellä mainitut alihankkijat toimivat EU- tai ETA-alueella, ja kaikki henkilötiedot säilytetään ja käsitellään EU- tai ETA-alueella. Henkilötietoja ei siirretä ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämänä.
Käyttäjätilin tiedot säilytetään tilin voimassaolon ajan. Tilin päättyessä tiedot ja käyttäjän lataamat aineistot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä; esimerkiksi kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (pääsääntöisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä). Käsittelijän roolissa käsiteltävä asiakkaan projektiaineisto poistetaan käyttäjän ohjeiden ja toimeksiannon päättymisen mukaisesti.
Henkilötietojen suojaamiseksi käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Keskeisiä suojatoimia ovat:
Mahdollisten henkilötietojen tietoturvaloukkausten varalta on käytössä menettelyt, joiden mukaisesti loukkaukset pyritään havaitsemaan ja käsittelemään viipymättä, ja niistä ilmoitetaan tarvittaessa valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kun Palveluntarjoaja toimii käsittelijänä, se ilmoittaa loukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä käyttäjälle (rekisterinpitäjälle).
Palvelussa ei käytetä seuranta- tai mainosevästeitä eikä käyttäjiä profiloida markkinointitarkoituksiin. Palvelu käyttää ainoastaan kirjautumiseen ja istunnon ylläpitoon tarvittavaa välttämätöntä istuntotietoa, joka on edellytys Palvelun toiminnalle.
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Näitä oikeuksia ovat muun muassa:
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi toimittaa osoitteeseen info@vektoria.fi. Pyyntöön vastataan tietosuojalainsäädännön mukaisessa ajassa, ja henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen pyynnön toteuttamista. Jos pyyntö koskee asiakkaan projektiaineistossa olevia henkilötietoja, pyyntö tulee ensisijaisesti osoittaa kyseiselle käyttäjälle (rekisterinpitäjälle), ja Palveluntarjoaja avustaa pyynnön täyttämisessä käsittelijän roolissa.
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää Palvelun tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan käyttäjille asianmukaisella tavalla, esimerkiksi Palvelussa tai sähköpostitse.